Oppaat / Guides: Aineistonhallintasuunnitelmat Savoniassa: dmpTuuli

Aineistonhallintasuunnitelma lyhyesti

Aineistonhallintasuunnitelma kannattaa tehdä silloin kun tiedetään, että tuleva toiminta tuottaa erilaisia aineistoja. Aineistonhallintasuunnitelma kuvaa kuinka syntyvää aineistoa käsitellään sen elinkaaren aikana niin teknisesti kuin hallinnollisesti. Sen avulla tiedetään myös myöhemmin mitä aineistoilla saa tehdä ja kuka niitä voi myöhemmin käyttää. Aineistonhallintasuunnitelma auttaa varmistamaan, että syntyvää dataa käsitellään oikein ja että se on käytettävissä myös myöhemmin.

Hankkeissa aineistonhallintasuunnitelma tulee tehdä aina. Suunnitelma tehdään joko rahoittajan tarjoamalle pohjalle tai "Aineistonhallintasuunnitelma - Savonian pohja"lle. Nämä löytyvät dmpTuulista valmiina täytettäväksi. Aineistonhallintasuunnitelma on aina hankesuunnitelmaa täydentävä suunnitelma. Siihen ei kirjata hankesuunnittelman tietoja ja päällekkäistä raportointia ei tehdä.

Aineistonhallintasuunnitelmia tehdään varsinkin hankkeissa mutta niitä voidaan tehdä myös esimerkiksi opinnäytteiden yhteydessä tai missä vaan projektissa jossa tietojen hallinta on tärkeää.

Mitä aineistonhallintasuunnitelma sisältää?

Aineistonhallintasuunnitelma vastaa kysymyksiin:

1) Aineiston yleiskuvaus: mitä aineistoa syntyy, miten se kerätään ja miten laatu varmistetaan?
2) Eettiset periaatteet ja lainsäädäntö: tietosuoja ja –turva, oikeudet, rekisteriseloste
3) Dokumentointi ja metatiedot: dokumentoidaan tiedon keruu, sisältö ja käsittely jatkokäyttöä varten
4) Tallentaminen ja varmuuskopiointi hankkeen aikana
5) Elinkaari – mitä aineistolle tapahtuu hankkeen päätyttyä? Avaaminen, arkistointi ja hävittäminen
6) Aineistonhallinnnan vastuut ja resurssit

Aineistohallintasuunnitelman ei tarvitse olla pitkä, kysymyksiin tulee vastata oman hankkeen näkökulmasta sen mukaan kuin se on mahdollista. Kaikkiin kysymyksiin ei tarvitse vastata jos tarvetta ei ole.

Aineistonhallintasuunnitelma ohjatusti dmpTuuli-työkalulla

Kirjaudu dmpTuuliin, kirjautuminen onnistuu sähköpostilla ja salasanalla. Jos et ole aiemmin kirjautunut dmpTuuliin, rekisteröidy ensin käyttäjäksi. Valitse organisaatioksi Savonia.
Valitse ylävalikosta Tee uusi suunnitelma. Kirjaa suunnitelman taustatiedot. Jos haet suunnitelmalla rahoitusta hankkeelle, tulee suunnitelman nimi olla sama kuin hankkeen nimi. Valitsemalla ensisijaisen rahoittajan saat käyttöösi rahoittajan tekemän valmiin pohjan. Jos rahoittajan pohjaa ei löydy, rastita "pohjaa ei löydy", jolloin käytössäsi on Aineistonhallintasuunnitelma - Savonian pohja. Se on tehty kansallisten suositusten mukaan.
dmpTuuli ohjaa eteenpäin vaihe vaiheelta. Kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää, pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä. Varsinaisen suunnitelman teko on hyvin ohjattua. Viemällä kursorin kunkin kentän kohdalle, saat lisäohjeita kentän täyttämisestä. Asianhallintasuunnitelmaan voi lisätä ne henkilöt, joiden kuuluu päästä suunnitelmaa muokkaamaan.
Kun olet täyttänyt asianhallintasuunnitelmaan tarvittavat kohdat, voit päättää näkyykö suunnitelma vain sinulle vai myös muille käyttäjille. Voit myös jakaa luku- ja muokkausoikeuksia vain valitsemillesi henkilöille.
Lopuksi voit ladata julkaisun valitsemassasi muodossa ja liittää sen esimerkiksi rahoitushakemukseen.

Aineistonhallintasuunnitelmat säilyvät dmpTuulissa kunnes suunnitelman omistaja tai dmpTuulin ylläpitäjä ne poistaa. Yhteisomistajuus-oikeudet voi myös antaa toiselle henkilölle, jolloin hallinnointi on taattua vaikka työtehtävät ja - paikat vaihtuisivatkin.